Die 10 guten Tipps für eine reibungslose Inventur

Alle bilanzierenden Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, einmal im Jahr eine Bestandsaufnahme ihrer Vermögenswerte und Schulden vorzunehmen.

  1. Termin festlegen
  2. Die Inventur ist immer zum Bilanzstichtag vorzunehmen, allerdings muss die Bestandsaufnahme nicht exakt zu diesem Termin erfolgen. Bei der zeitnahen Inventur hat der Unternehmer die Möglichkeit, sie zehn Tage vor oder nach dem Stichtag zu erstellen. Firmen, die nicht mit besonders hochpreisigen Produkten wie Autos oder Schmuck sowie mit verderblichen Waren handeln, haben sogar eine Fünfmonatsfrist: Sie können eine zeitverschobene Inventur drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Stichtag durchführen.

  3. Zwischenchecks vornehmen
  4. Es hat sich bewährt, sich auch während des Jahres einen regelmäßigen und genauen Überblick über die Bestände zu verschaffen. Das beschleunigt die Inventur. Legen Sie sich dazu eine Excel-Tabelle an, oder führen Sie eine Lagerkartei.

  5. Inventurhelfer hinzuziehen
  6. Bilden Sie ein Zweierteam, beispielsweise mit einem Mitarbeiter. Einer sagt an, der andere schreibt auf. Beide unterschreiben die Originalaufnahmeliste.

  7. Stichproben erlaubt
  8. Bei der Inventur muss nicht jeder Gegenstand gezählt werden. Ein Hersteller von Schrauben etwa darf stichprobenartig vorgehen. Das heißt, er nimmt zehn Schrauben, wieg sie und rechnet das Ergebnis auf den Gesamtbestand dieses Typs hoch.

  9. Bestandsverzeichnis führen
  10. Sie können auf die vorgeschriebene jährliche Bestandsaufnahme verzichten, wenn Sie ein fortlaufendes Bestandsverzeichnis führen. Es muss die genaue Bezeichnung des Gegenstands und seinen Bilanzwert am Bilanzstichtag enthalten.

  11. Gesetzliche Vorgaben erfüllen
  12. Erfassen Sie auf der Inventurliste die Anzahl der Artikel, ihre genaue Bezeichnung, den Kaufpreis beziehungsweise die Herstellungskosten und die Summe der einzelnen Werte. Ein Herkunftsnachweis ist nur bei teuren Waren erforderlich.

  13. Abschreibungen nutzen
  14. Sind Vorträge etwa aufgrund einer Änderung des modischen Geschmacks oder des technischen Standards nicht mehr kostendeckend zu verkaufen, lassen sie sich auf den Teilwert abschreiben. Gewinnmindernd wirkt auch ein Diebstahl, der bei der Inventur festgestellt wird.

  15. Inventurkosten berücksichtigen
  16. Sie müssen die Kosten für die Inventur als Rückstellung in die Bilanz aufnehmen, sofern diese nach dem Bilanzstichtag erfolgt. Gleiches gilt für die Ausgaben, die für die Bilanzerstellung, die Gewinn- und Verlustrechnung sowie für die Steuererklärungen anfallen.

  17. Aufbewahrungsfrist beachten
  18. Inventurbelege sind im Original mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren: in elektronischer Form oder in Papierformat.

  19. Sorgfältig arbeiten
  20. Wer die Inventur schlampig oder nicht zum vorgeschriebenen Zeitpunkt durchführt und Inventurbelege nicht aufbewahrt, muss mit Konsequenzen rechnen. Dann kann die Finanzverwaltung Zuschätzungen vornehmen. Zudem kann sie bei einer Plauibilitätsprüfung feststellen, wann eine Inventurliste erstellt wurde und ob die Buchführung stimmig ist. Im schlimmsten Fall wertet der Fiskus nicht korrekt erstellte Inventurlisten als Vorbereitung für eine Steuerhinterziehung.

Quelle: DATEV TRIALOG 1/2007

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